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問題解決の場から、ありたい状態の実現の場へ~会社会議の質向上の秘訣

      2017/12/30

会議の質の向上

 

[2017/10/18 メルマガ配信記事:担当 藤川瑞木]

出典:写真AC

 

以前、「会議の質向上の秘訣」をテーマに、「会議の質は日頃の関係の質が左右する」という話題を取り上げました。

今回は「会議の目的の捉え方」の観点から、引き続き「会議の質向上」について考えていきたいと思います。

 

会議をするのは何のため?

 

中小企業の経営者・リーダー向けに実施した「会議の質向上研修」の中で、このような質問をいたしました。

「会議をするのは何のためですか?」

参加者のみなさんから出たご意見は、「情報共有のため」「根回しのため」「何かを決めるため」「議論するため」「意見収集のため」などなど。

様々な「会議を行うシチュエーション」が存在する中で、会議の種類を整理すると、

  • 「報告・共有」
  • 「検討」
  • 「結論(を出す)」

の3つに大別できるのではないかと思います。

ただし、ビジネスの場において、「何にも活用されない議論や情報共有」は不要なはずです。ということは、最終的には何らかの結論を出す必要があり、その前段階で情報共有や検討をしているということでしょう。

「この会議の種類は何で、何のためにしているのか」「この会議を含めたプロセス全体はどう進んでいくのか」こういったことを検討しないままとりあえず人を集めたために、話があちこち脱線したり、参加者によって前提知識や温度感に大きな差があったり…。そんな経験、みなさんもお持ちなのではないでしょうか。

「事前に全参加者に会議の種類と目的を周知しておく」

これはシンプルで基本的な会議のテクニックの一つですが、ここからは会議の目的に対する、「『問題解決をするため』という意識」について深堀りしていきたいと思います。

 

会議の種類・状況

 

 

「問題解決をする」ということは…

 

研修内での、「会議をするのは何のためですか?」という問いに対し、「何かを決めるため」と同じくらい多かった主流のご意見に、「問題解決をするため」というものがありました。

「ビジネスは問題解決の連続だ」という表現はよく耳にしますし、実際にみなさんそれぞれの現場でお仕事をされていると、日々何らかの問題が発生し、自分でそれを解決したり、誰かに相談したり、人を集めて会議をしたり…、といった場面が多々あるかと思います。

ここで、大変初歩的なお話になり恐縮なのですが、「ビジネスにおける問題解決とは」の辞書的な意味を改めて確認すると、「問題」とは、「現状」と「あるべき状態(目標)」のギャップであり、「問題解決」とは、「現状」と「あるべき状態(目標)」のギャップを埋めること、と定義されています。

その定義に沿うならば、例えば売上の年度目標に対しては、ほとんどの場合年度末までは常に「問題がある」ということになります。

「ビジネスは問題解決の連続」であり、会議をするのは「問題解決をする」ためだということは、「そこには常に問題がある」という前提意識があるということになりそうです。

それはつまり、物事を、事業状況を、自社を、そして社員を、常に「問題がある」というフィルターで見ているということです。「問題がある」というフィルターを通して会社や社員を見た場合、あなたの目には一体何が映るでしょうか?

 

問題と問題解決(ロジカルシンキング)

 

 

ちょっとだけ、飛行機のお話

 

少し話は変わるのですが、飛行機を飛ばす際には、事前に「フライトプラン(飛行計画)」というものを提出し、承認を得る必要があります。

そのフライトプランには「飛行ルート」の計画が含まれるのですが、飛行機が実際に飛行したルートと、離陸前に計画したルートを見比べた場合、どのくらい計画したルート通りに飛んでいるものだと思いますか?…ご存知の方がいらっしゃったら是非教えてください!(笑)

突然ふざけてすみません。今回この話題を書くに当たりかなりソースを探したのですが見つけられず、いつの時点のどのような数値なのか詳細はわからないのですが、「航空機が計画航路通りのルートを飛ぶのは3割程度」なのだと伺ったことがあります。

その数値の正しさは置いておいて、急な悪天候のために経由地を変更したケースや、目的地に着陸できず出航地に引き返したケースなど、みなさん1度はお聞になったことがあるのではないでしょうか。

そもそも目的地に到着していないケースだと困ってしまいますが、わたしたちが気づかない範囲での飛行中のルートや高度の変更は日常的に行われているのだろうと想像できます。

仕事の目的地

出典:写真AC

 

さて、みなさんが飛行機に乗る目的は何ですか?

飛行機に当初計画通りのルートを飛んでもらうことですか?

もちろん違いますよね。

「安全に定時に目的地に到着すること」だと思います。

では、あなたが会社で会議をする目的は?

 

問題解決の場から、ありたい状態の実現の場へ

 

「問題解決」は、往々にして「当初計画と現状の乖離」に対して行われます。これは、「どのような条件の変化があろうとも計画通りのルートを飛ぶ」ことに似ているかもしれません。

環境変化のスピードが速い昨今のビジネスシーンにおいて、3ヶ月前、半年前、何なら1年近く前に立てた「目的達成へのルート」は、果たして最適なのでしょうか?

そもそも3ヶ月前、半年前、1年近く前に決めた「目的地」は、いまこの瞬間も目指し続けたい場所なのでしょうか?仮に「目的地」自体はぶれないとしても、「問題」はその問題を抽出した瞬間から過去のものになります。

出発地点を常に「いまここ」に置き、自身や自社が「本当にたどり着きたい目的地」を再確認し、社員を「目的地に一緒にたどり着きたい仲間」として捉えてみた時、あなたが会議で発する空気や言葉が変わり、あなたの会社の会議の質が変わります。

もちろん、問題解決も必要です。

ただもしも、あなたの会社の会議を活気に溢れたものにし、社員が目を輝かせて意見を交わすような議論がしたければ、今回ご紹介した、「問題解決の場から、ありたい状態の実現の場へ」という航路変更も、是非一度お試しください。

 

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