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プロジェクトが遅れる3つの理由

      2018/03/22

[2018/3/22 メルマガ配信記事:担当 森川圭]

出典:写真AC

 

こんにちは。株式会社びりかん、組織コンサルタントの森川です。

社内で新しい事業を始めるためにチームを組んだが、1ヶ月経っても2ヶ月経っても思ったように進まない。。自分一人ならスピーディに進められるものでも、人が多いために返って進みが鈍くなってしまう。。

こんな経験、複数人で何かをする際にはどなたも感じたことがあるのではないでしょうか。

今回は、プロジェクトが遅れる3つの理由と、その対策をお伝えします。

 

なぜチームで行うプロジェクトは遅れるのか?

 

プロジェクトが遅れる理由は大きく分けて、

  1. プロジェクトのゴールイメージがメンバーに伝わってない
  2. 誰がいつまでに何をやるか?といった担当者や納期が曖昧
  3. 各タスクが遅延なく進んでいるかのプロセス管理ができてない

などが挙げられます。これらの点は一人で行う場合は生じることはありませんが、チームで行う場合にはよくよく発生しうることです。

以下、それぞれの理由と対策を紹介します。

 

1.プロジェクトのゴールイメージがメンバーに伝わってない

プロジェクトの発案者はゴールイメージが描けていても、それがメンバーに十分に共有できていないことは意外と多いです。当然ですが、ゴールイメージが伝わっていないと、メンバーがどこに向かえばいいか分かりません。ゴールイメージを伝えるためには、たとえば競合サービスを例に出したり、既存サービスの水平展開を例に説明すると伝わりやすいでしょう。

またはビジョンとして、「何年後に何人の人が使っていて、客単価はいくらくらいで年商いくらになっている。使っている人から~~という声があがってる」などの具体的なイメージを伝えるのも有効です。

中には発案者自身、ゴールイメージが曖昧な場合もあります。その場合はまず、皆でゴールイメージを明確化し、曖昧な部分をなくす作業が必要です。

 

2.誰がいつまでに何をやるか?といった担当者や納期が曖昧

ゴールイメージが共有できたら次に行うのは、プロジェクト達成に必要なタスクの割り出しです。タスクを細分する時には必ず、「誰がどのタスクをいつまでにやるか?」を明確にしておく必要があります。

社内のプロジェクトの場合は特に責任の所在が曖昧になってしまい、いつまで経ってもプロジェクトが進まないことはよくあります。「誰がいつまでに何をやるか?」を明確にしておきましょう。

 

3.各タスクが遅延なく進んでいるかのプロセス管理ができてない

担当者と納期が明確になったからといって、それぞれの担当者に任せきりでプロジェクトが進むとは限りません。それぞれのタスクがきちんと進んでいるかを定期的に確認する必要があります。いわゆるプロセス管理(進捗管理)です。

このプロセス管理を怠るとプロジェクトが遅れる原因になりますので、誰がプロセス管理をするのか?、つまりプロジェクトマネージャは誰なのかを明確化しておきましょう。

なお、プロセス管理のための定期ミーティングはつど日程調整するのではなく、ミーティングのたびに次回日程を設定しておくようにしましょう。

日程調整を後で行うと、その分、プロジェクトが遅れる原因になります。

 

以上3点、それぞれ参考にして頂ければ幸いです。

 

さいごに

 

これらの点を抑えておけば、プロジェクトが無駄に遅れるリスクは軽減できます。

これら以外にも見落とされがちな点として、「各タスクの必要な完成度を自ら判断できる人は少ない」ということをプロジェクトマネージャが理解しておくことも大切です。

全体的に見て、このタスクに必要な完成度はどのくらいか?それを自ら判断できる人は少ないです。依頼した側は概算の数字が欲しいだけなのに、担当者は細部にこだわった完璧なものを用意しようと、時間も労力もかけてしまっているような状態はよく起きます。

 

もしも想定以上にタスクが遅れると感じた場合は、「たたき台でいいから」「概算でいいから」と改めて伝えるのも、双方にとってストレスなくプロジェクトを進めるコツかもしれません。

 

 

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